Success Story n°12 : Backlog à la comptabilité Fournisseurs / Centre de Services Partagés en Inde / Tensions de trésorerie

Situation rencontrée :

• Suite à un PSE et au départ de personnes clés dans l’entreprise (assistantes commerciales et responsable comptabilité fournisseurs) constatation par le nouveau CFO de l’entreprise d’un backlog à la comptabilité fournisseurs. Entre 5 et 6 000 factures en attente de comptabilisation et de paiement car leur montant est différent (prix, quantités, frais annexes, etc.) des montants provisionnés initialement par les opérationnels dans le système
• Les fournisseurs n’arrêtent pas de téléphoner pour exiger les paiements générant du stress et des arrêts maladie dans le service comptable
• Les CAC sont sur le pont et menacent de ne pas signer les comptes si la situation ne se résorbe pas rapidement

Travail effectué par l’équipe Objectif CASH :

• Elaboration d’une analyse détaillée du backlog (par agence régionale, par fournisseurs, par montants et aussi par antériorité)
• Mise en place d’un plan d’apurement piloté à la semaine (en plus du courant qui continue de s’accumuler) avec pour chaque semaine des priorités précises
• Reporting toutes les semaines à la Direction Générale sur l’évolution de la situation
• Points d’étapes intermédiaire avec le CFO ; arbitrages en fonction des écarts (litiges éventuels avec les fournisseurs) ou de la non coopération/disponibilité des agences
• Coordination avec le CSP du groupe en Inde pour faciliter la saisie des écritures comptables
• Actions de formation auprès des Assistantes Commerciales et des Responsables d’Agences pour mieux expliquer les processus de rapprochement entre les provisions et les factures et surtout accélérer le traitement en cas d’écarts

Résultats obtenus / Bénéfices clients :

• Backlog apuré en 3 mois ; 4^ème mois consacré aux actions de formation en interne
• DG, DAF, CAC satisfaits
• Retour à la sérénité dans les relations avec les fournisseurs